Po pierwsze, niektóre konferencje mają bardzo ścisły harmonogram i nie będziesz mieć dodatkowego czasu.

Po drugie, jeśli jest jeden lub dwa ważne slajdy, po prostu zrób to. Ale upewnij się, że tylko nieznacznie wydłużasz swój czas (np. 10%). Jeśli masz zamiar przedłużyć go o 50% lub 200% (widziałem to i byłem wkurzony zarówno na mówcę, jak i jeszcze bardziej - krzesło, że na to zezwalasz) - nie rób tego.

Uwaga dodatkowa: jako krzesło jestem dupkiem. I podczas gdy ja daję około 1 minuty czasu na łaskę (przez 15 minut rozmów), to potem:

mówca: „Ale potem jest ważny slajd!”

ja: „Ale nie tak ważne jak czas innych uczestników”.

EDYCJA: Jak najbardziej polecam próbę i zakończenie w czasie lub wcześniej. Odpowiadam tylko na pytanie - czy wykorzystać dodatkowe 40 sekund na 2 niedokończone slajdy, czy nie. „Powinieneś przygotować się na uniknięcie takiej sytuacji” jest tak samo na temat, jak „powinieneś iść na ryby zamiast uczestniczyć w konferencji”.

(Jeśli pytanie brzmi: „Biorąc pod uwagę X, czy mam zrobić A czy B? „wszystkie uzasadnione odpowiedzi powinny zakładać„ X ”, nawet jeśli jest to sytuacja nieoptymalna / nieprzyjemna / nieprofesjonalna / żenująca).

Zasadą jest, aby prezentacja zakończyła się 2–3 minuty przed wyznaczonym czasem. W ten sposób niewielkie opóźnienia, takie jak te, o których wspomniałeś (w zakresie poniżej 1 minuty) nie powinny wymagać pominięcia żadnego materiału lub skrócenia czasu dyskusji.

Jednak nawet jeśli tego nie zrobisz, skrócenie 30 sekund dyskusji wydaje się mniejszym złem w porównaniu z przeskakiwaniem po slajdach, co często odbierane jest jako przejaw źle przygotowanej rozmowy (przynajmniej w moich kręgach pomijanie slajdów jest uważane za co najmniej nieco nieprofesjonalne). Nawet jeśli tak nie jest, 30 sekund dyskusji wydaje się tak nieistotnie krótkim czasem, że nie wyobrażam sobie zmiany mojej prezentacji na to (w nieco większych salach konferencyjnych wolontariusz może zająć więcej niż 30 sekund, aby uzyskać mikrofon do osoby zadającej pytanie).

Ogólnie postaram się jak najdokładniej przestrzegać czasu prezentacji. Jeśli pozostaną tylko podsumowania lub komentarze z podziękowaniami, po prostu zostawię je na tablicy podczas zadawania pierwszych pytań. Jeśli jednak masz slajd z krytyczną zawartością - taki, który dostarcza twoją „puentę” - o którym nie rozmawiałeś, to powinieneś wykorzystać czas.

Prawdopodobnie nie powinieneś opuszczać swojego podsumowania. Jeśli kończy Ci się czas, powinieneś zauważyć to wcześnie i pominąć niektóre z poprzednich slajdów, aby móc na czas dotrzeć do podsumowania. Jeśli chodzi o pomijanie slajdów, które wyglądają nieprofesjonalnie, powinieneś użyć czegoś takiego jak widok prezentera w programie PowerPoint, jeśli to możliwe, abyś mógł pomijać slajdy lub pokazywać inne slajdy, które są bardziej interesujące dla określonej grupy odbiorców, tak aby nie widzieli, że przeglądasz wszystko.

Nie musisz czytać swoich podziękowań. Niewiele osób chce je usłyszeć, zwłaszcza jeśli zabiera to trochę czasu na faktyczne przedstawienie swojej nauki w krótkiej rozmowie. Po prostu umieść je na ekranie, gdy skończysz.

Ale czasami to, co dzieje się na jednym lub dwóch slajdach, zajmuje trochę więcej czasu. W rezultacie Twój czas upływa przed podsumowaniem prezentacji .

Łatwo jest zobaczyć, jak to się może stać. Gdzieś w swoim wystąpieniu masz drobiazgowe szczegóły i trudno jest pośpieszyć z tym materiałem.

Być może najlepszym sposobem rozwiązania tego problemu jest dodanie trochę wolnego czasu do prezentacji, albo przez znalezienie sposobu na przejście przez inne slajdy w krótszym czasie, albo przez znalezienie jednego lub dwóch slajdów, które można usunąć z prezentacji.

Dlatego czasami pomijam slajdy podsumowania i potwierdzenia, aby uniknąć straty czasu na dyskusję.

Myślę, że możesz nie rozmawiać przez całą drogę przez slajd z potwierdzeniem. Jest duża szansa, że ​​większość ludzi na widowni i tak nie będzie wiedziała, kim są ci ludzie, a usłyszenie ich imion niczego nie zmieni. Zawsze możesz zamieścić ich imiona i nazwiska wraz z informacją, skąd pochodzą, i powiedzieć coś w rodzaju: „Bez ciężkiej pracy tych utalentowanych współpracowników te badania nie byłyby możliwe” i tak to zostawić - zwłaszcza gdyby czas jest cennym towarem.

Jednak pominięcie podsumowania wydaje się złym pomysłem. Powinieneś być w stanie utrzymać tempo, aby mieć minutę lub dwie na podsumowanie swoich osiągnięć.

Zaplanuj prezentację tak, aby około 10% do 20% czasu i przydział slajdów stanowiły opcjonalny materiał szczegółowy. Zaplanuj ten materiał tuż przed podsumowaniem i podsumowaniem, które powinno być naprawdę dobrze zgrane w czasie. Gdy masz już tylko czas na zakończenie + około 30 sekund, szybko podsumuj bieżący slajd i przeprowadź podsumowanie. Będziesz wyglądać naprawdę profesjonalnie, kończąc kilka sekund przed upływem czasu - a reputacja zaowocuje większą liczbą zaproszeń do prezentacji.

Prawdziwym kicker jest to, że wszystkie te dodatkowe slajdy nigdy się nie marnują - są slajdy z nieuniknionymi pytaniami, które zada Twoi odbiorcy. Niezależnie od tego, czy jesteś w sali prezentacji, czy w barze później, tak profesjonalnie jak zakończenie na czas, poczekaj, aż publiczność zobaczy, że wyświetlasz slajd, aby odpowiedzieć na każde zadane pytanie.

Mam kilka sugestii; po pierwsze, jeśli naprawdę zdarzy się, że nie masz czasu i pozostał tylko slajd podsumowujący, po prostu pokaż slajd. Może porozmawiaj o tym tylko przez chwilę i zostaw to ludziom do przeczytania, podczas gdy odpowiadasz na pytania.

Tak naprawdę to, co robisz, to zwracanie uwagi na pozostały czas podczas rozmowy. Jeśli zbliżasz się do końca i prawie kończy się czas, możesz pominąć wcześniejszy slajd lub próbę, aby mieć pewność, że dojdziesz do wniosku.

Poświęcenie 30 sekund lub minuty powyżej jest zwykle w porządku. Ktokolwiek prowadzi sesję, powinien ostrzec Cię o czasie, a wtedy możesz szybko skończyć. Jeśli będą musieli Cię ostrzec więcej niż raz, że nie masz czasu, zrobisz kiepskie wrażenie na publiczności.

Nie wszystkie konferencje są równe. W niektórych mniejszych warsztatach często dobrze jest mówić trochę dłużej, a 40 sekund nie powinno w ogóle stanowić problemu. Na takich mniejszych konferencjach i warsztatach ludzie często dyskutują dość swobodnie i szczegółowo na różne tematy i zwykle nie ma potrzeby utrzymywania zbyt sztywnego harmonogramu, z wyjątkiem szacunku dla organizatorów, przewodniczącego i współpracowników - a to wszystko niewątpliwie ważne.

Można również obserwować, jak takie przypadki były rozpatrywane na poprzednich sesjach (z mojego doświadczenia wynika, że ​​jest zawsze co najmniej jeden mówca, który nie przestrzega harmonogramu). Na takich mniejszych konferencjach czasami toleruje się również przerywanie prelegentowi pytaniem, a czas przeznaczony na to przerwanie powinien oczywiście zostać wzięty pod uwagę przez przewodniczącego.

W innych przypadkach, takich jak duże konferencje z udziałem sesje równoległe, czas jest absolutnie kluczowy i wolałbym przerwać rozmowę najwyżej 30 sekund po tym, jak zapali się "czerwona żarówka", niż próbować pospiesznie przekazać wszystkie informacje, które pierwotnie planowałem przedstawić. Na szczęście nie pamiętam, żeby mi się to kiedykolwiek przytrafiło. W takich sytuacjach, których oczywiście można i należy unikać przy odpowiedniej próbie, wolałbym raczej pominąć wynik lub cały podtemat wystąpienia niż podziękowania. Podsumowanie niekoniecznie wymaga wyjaśnienia, jeśli nie zostało czasu i zgadzam się, że może wystarczyć, aby pokazać je jako ostateczną przejrzystość; ale myślę, że podziękowania są ważniejsze. Jedną z możliwości uniknięcia takiej sytuacji jest poznanie współpracowników i agencji finansujących na początku rozmowy.

Wszystko zależy od tego, jak dobrze się przygotujesz. Po przećwiczeniu wersji próbnej rozmowy z własną grupą badawczą i uwzględnieniu ich zmian warto przećwiczyć ponownie. To mogłoby być przed tą samą grupą, ale lepiej jest zebrać kilka osób na podobnym poziomie, które mogą być zainteresowane albo samą pracą, albo twoim odwzajemnieniem przysługi (szczególnie ważne dla postgradu, pomóż każdemu inne poza). Wtedy znacznie lepiej poczujesz swoje rzeczywiste czasy.

Jeśli masz dobry slajd podsumowujący, samo wyświetlenie go po zakończeniu może przynieść Ci minutę lub więcej.

Jeśli masz tendencję do wydłużania się, nie ustawiasz tempa podczas całej prezentacji.

Przygotowując się do prezentacji, powinieneś określić, kiedy pokazujesz każdy slajd w prezentacja. Nie zakładaj jednak, że rozmowa o każdym slajdzie zajmie równie długo. Sekwencja 5 diagramów (wyjaśniających na przykład sekwencję zdarzeń) może zająć tyle samo, co jedna lista.

Podczas prezentacji miej oko na licznik czasu, a kiedy zauważysz, że jesteś w tyle, możesz mniej powiedzieć o niektórych mniej ważnych slajdach. I odwrotnie, jeśli robisz postępy, możesz porozmawiać więcej o tych ważnych (lub po prostu pozwolić, aby przeniosły się one do miejsca na pytania).

Przygotuj te opcjonalne sekcje z wyprzedzeniem podczas tworzenia scenariusza wystąpienia.

Zachowaj stoper i wyzwalacz, który poinformuje Cię, kiedy pozostały dwie lub trzy minuty. Najlepszy jest alarm wibracyjny na zegarku lub telefonie komórkowym. Jeśli jeszcze nie dotarłeś do puenty, idź tam teraz.

Masz teraz minutę, aby pośpieszyć się przez pozostałą preambułę, a następnie masz „luksusową” minutę lub dwie na omówienie tego punktu, który chcesz uderzyć.

Jest to korzystne z dwóch powodów

1. Nie wyglądasz na włamywacza, przechodząc i
2. W scenariuszu, w którym przechodzisz, śpieszysz się z tym, co uważasz za najważniejszą część prezentacji . Że nie osiągniesz tego, dopóki slajd n-1 nie jest innym tematem, ale jeśli podasz coś obciętego w środku przemówienia, możesz wtedy dać puentę czas, na jaki zasługuje.

W trakcie dyskusji prawdopodobnie będziesz odpowiadać na pytania, pokazując te środkowe slajdy, przez które się pośpieszyłeś, ale teraz okazujesz szacunek, trzymając się czasu i kontrolując rozmowę. Win-Win.