Jestem doktorantem na uniwersytecie w Wielkiej Brytanii. Niewielką część mojego czasu zajmuję (dobrowolnie) organizując cykliczne comiesięczne seminaria. Seminarium jest otwarte dla wszystkich doktorantów z mojej szkoły i regularnie uczestniczy w nim około 30 studentów. Objąłem ten obowiązek w styczniu 2018 r., Kiedy to byli inni studenci organizatorzy.
Chociaż jestem organizatorem (wraz z dwoma innymi) tego seminarium, wszystkie podejmowane przez nas decyzje są sprawdzane z konkretnym starszy pracownik - nazywam się prof. X. Można powiedzieć, że prof. X jest naszym organizacyjnym „opiekunem”. Sprawdzają nasze plakaty reklamujące każde seminarium, nasze e-maile itp. Niewiele dzieje się bez wiedzy Profesora X, jeśli nie wyrazi na to zgody.
W ramach seminarium, ze względu na porę dnia i czas jego trwania, zamów określoną ilość pizzy, aby mieć przerwę między rozmowami. Pieniądze na to pochodzą z określonej części budżetu szkoły. Robiliśmy to zawsze, podobnie jak poprzedni organizatorzy. Nigdy nie rozmawialiśmy o naszym budżecie na tę pizzę ani o tym, ile „możemy” zamówić. Zawsze zakładaliśmy, że zmieścimy się w budżecie i nie mieliśmy powodu, by myśleć inaczej. Uważamy, że kwota, którą zamówiliśmy, jest całkowicie rozsądna dla liczby uczestników.
Otrzymałem dziś zaskakujący e-mail od mojej dyrektora szkoły - którego będę nazywać się Prof. Y. Ten e-mail zawierał prośbę o spotkanie z nami wszystkimi trzema organizatorami i wyraźnie stwierdziliśmy, że to spotkanie jest spowodowane faktem, że nasze seminarium skutecznie przekracza budżet, a ponadto, że nie zostało to zatwierdzone z nimi, posiadaczem budżetu.
Ten e-mail zaniepokoił mnie z kilku powodów:
-
Prof. Y w przeszłości regularnie korespondował z prof. X w sprawach dotyczących seminarium, przekazali nam organizatorzy. Wysyłanie do nas e-maili bezpośrednio przez Prof Y jest czymś niezwykłym. Prof. Y właściwie nigdy nie skontaktował się z nami przed wysłaniem tej wiadomości e-mail.
-
Profesora X nie otrzymał DW ani UDW na ten e-mail. Kiedy skontaktowałem się z Prof. X w sprawie e-maila, wyrazili duże zdziwienie i pewne zaniepokojenie faktem, że Prof. Y skontaktował się z nami w ten sposób. Prof. X poradził wtedy, żebym wziął udział w żądanym spotkaniu.
-
Chociaż to my, organizatorzy, prosimy o zamówienie pizzy, nie mamy (i nigdy nie mieliśmy żadnej) wiedzy lub kontrolę nad naszym budżetem. Myślę, że rozsądne jest założenie, że prof. Y wie o tym i dlatego nie jest dla mnie jasne, jaki może być charakter dyskusji na tym spotkaniu.
-
Prof. Y jest kierownikiem działu. Być może mają na myśli postępowanie dyscyplinarne lub coś w tym rodzaju. Nie znam procedur ani przepisów w tym zakresie i nie wiem, czy my, organizatorzy, grozi jakiekolwiek postępowanie dyscyplinarne lub na jakim poziomie.
Kolejną komplikacją jest to, że poza organizacji tego seminarium, prof. X jest w istocie moim własnym promotorem doktoratu - uważam go za doskonałego promotora i jestem na bardzo dobrych warunkach. Obawiam się, że rozwój sytuacji może na to wpłynąć.
Moje pytania to:
-
Czy mogę zostać oskarżony o niewłaściwe postępowanie?
-
Czy powinienem się niepokoić e-mailem od prof. Y? Czy jest prawdopodobne / możliwe, że w porządku obrad są działania dyscyplinarne?
-
Jak bardzo powinienem być ostrożny podczas tego spotkania? Czy grozi mi tutaj poważne reperkusje?